Mengelola sistem payroll bukan sekadar menghitung gaji karyawan setiap bulan. Anda harus benar-benar mengetahui cara belajar sistem payroll ini agar tidak mengalami kesulitan dalam pengelolaannya.

Banyak HRD dan tim keuangan sering menghadapi tantangan seperti kesalahan perhitungan pajak, keterlambatan pembayaran gaji, atau bahkan pelanggaran regulasi akibat kurangnya pemahaman tentang sistem payroll.

Nah, agar payroll di perusahaan semakin akurat dan tepat, berikut 7 cara efektif untuk belajar sistem payroll dengan lebih baik!

1. Pelajari Regulasi Peraturan Ketenagakerjaan yang Berlaku

Kesalahan dalam pengelolaan payroll sering kali terjadi karena kurangnya pemahaman terhadap regulasi ketenagakerjaan. Oleh karena itu, sangat penting bagi siapa pun yang menangani payroll untuk memahami aturan yang berlaku, seperti:

• Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 yang mengatur hak dan kewajiban pekerja serta pengusaha.

• Peraturan mengenai Upah Minimum (UMR/UMP/UMK) di masing-masing daerah.

• Perhitungan lembur sesuai PP No. 35 Tahun 2021, di mana lembur dihitung berdasarkan jam kerja di luar ketentuan normal.

• BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, termasuk potongan yang harus ditanggung karyawan dan perusahaan.

• Perhitungan pajak penghasilan (PPh 21), termasuk kategori pegawai tetap dan tidak tetap.

Kesalahan dalam mematuhi regulasi ini bisa berakibat fatal, seperti sanksi denda, ketidakpuasan karyawan, atau bahkan tuntutan hukum.

Oleh karena itu, pastikan Anda selalu update dengan kebijakan pemerintah terbaru mengenai ketenagakerjaan dan perpajakan.

2. Pahami Jenis Komponen Gaji dan Tunjangan dengan Detail

Payroll bukan hanya soal gaji pokok. Ada beberapa komponen lain yang wajib diperhitungkan dengan benar, seperti:

• Tunjangan tetap (misalnya tunjangan jabatan, tunjangan transportasi).

• Tunjangan tidak tetap (misalnya uang makan, uang lembur).

• Insentif atau bonus kinerja yang sifatnya periodik.

• Potongan seperti BPJS, pajak PPh 21, dan potongan pinjaman karyawan (jika ada).

• Gaji prorata, khususnya bagi karyawan baru atau yang resign di tengah bulan.

Memahami komponen ini akan membantu dalam menghitung gaji secara lebih akurat dan menghindari kesalahan perhitungan yang bisa merugikan karyawan maupun perusahaan.

3. Gunakan Software Payroll dan Latih Diri dengan Simulasi

Salah satu cara terbaik untuk belajar payroll adalah dengan menggunakan software payroll yang berbasis cloud seperti OnTime Payroll, Talenta, Sleekr, atau Gadjian. Dengan software ini, Anda bisa:

• Melakukan perhitungan gaji otomatis berdasarkan data absensi dan cuti.

• Menghitung pajak PPh 21 secara otomatis sesuai dengan ketentuan terbaru.

• Melakukan simulasi payroll dengan berbagai skenario (misalnya perhitungan gaji karyawan kontrak, tetap, atau freelance).

Selain software khusus payroll, Anda juga bisa berlatih menggunakan Microsoft Excel dengan rumus IF, VLOOKUP, dan Pivot Table untuk membantu dalam pengelolaan data gaji karyawan.

4. Pelajari Sistem Perpajakan untuk Payroll (PPh 21 dan Potongan Lainnya)

Banyak yang hanya menghitung gaji tanpa benar-benar memahami cara kerja pajak penghasilan (PPh 21). Padahal, kesalahan dalam pemotongan pajak bisa menyebabkan masalah besar bagi perusahaan dan karyawan. Beberapa hal yang perlu dipahami dalam PPh 21 adalah:

• Perbedaan perhitungan Gross, Nett, dan Gross-Up Salary.

• Tarif pajak progresif untuk pegawai tetap sesuai PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak).

• Perhitungan pajak bagi pekerja lepas atau freelancer.

• Metode pelaporan dan pembayaran pajak melalui e-Filing atau DJP Online.

Sebaiknya, pelajari perhitungan PPh 21 dengan contoh kasus nyata agar lebih mudah dipahami.

5. Ikuti Webinar atau Pelatihan Payroll Profesional

Jika ingin meningkatkan pemahaman tentang payroll dengan cepat, mengikuti pelatihan atau webinar adalah solusi terbaik. Banyak platform menawarkan kursus online mengenai payroll, seperti:

• Webinar dari Ditjen Pajak atau BPJS Ketenagakerjaan untuk update regulasi terbaru.

• Pelatihan dari lembaga sertifikasi HR seperti PHRI (Perhimpunan HR Indonesia).

• Kursus online di Udemy atau Coursera tentang manajemen payroll dan perpajakan.

Dengan mengikuti pelatihan ini, Anda tidak hanya memahami teori tetapi juga bisa berlatih langsung dengan studi kasus nyata.

6. Terapkan Automasi dan Integrasi dengan Sistem HRIS

Banyak perusahaan masih mengelola payroll secara manual, padahal cara ini rentan kesalahan dan membutuhkan waktu lama. Agar lebih akurat dan efisien, pertimbangkan untuk mengotomatiskan payroll dengan mengintegrasikan sistem HRIS (Human Resource Information System).

Beberapa manfaat utama dari sistem HRIS dalam payroll:

• Data absensi, cuti, dan lembur langsung terhubung ke sistem payroll.

• Penghitungan pajak dan potongan BPJS otomatis tanpa perlu input manual.

• Laporan gaji dapat di-generate secara otomatis dalam bentuk slip gaji digital.

Dengan menggunakan sistem HRIS, risiko human error bisa diminimalkan dan payroll menjadi lebih cepat serta transparan bagi karyawan.

7. Buat SOP (Standard Operating Procedure) Payroll yang Jelas

Setiap perusahaan harus memiliki SOP payroll agar proses penggajian berjalan lancar dan tidak ada kebingungan saat ada pergantian staf HR atau finance. Beberapa hal yang harus ada dalam SOP payroll:

• Jadwal penggajian. Kapan payroll harus diproses dan kapan gaji dibayarkan.

• Dokumentasi perhitungan. Bagaimana proses perhitungan gaji dan tunjangan.

• Proses koreksi kesalahan gaji. Apa yang harus dilakukan jika ada kesalahan dalam penggajian.

• Prosedur pelaporan pajak dan BPJS. Cara mengurus pajak dan iuran karyawan dengan benar.

Memahami bentuk SOP ini juga bisa menjadi cara belajar sistem payroll yang lebih lengkap. Dengan adanya SOP yang jelas, proses payroll bisa berjalan lebih rapi, akurat, dan tidak membingungkan tim HR maupun karyawan.